Transport App
Buku Panduan Pengguna Lengkap & Dokumentasi Sistem Comprehensive User Manual & System Documentation
🚀 Pengenalan AplikasiApp Introduction
Transport App adalah sistem digital terpadu yang dirancang untuk menggantikan pencatatan manual berbasis kertas (logbook & bon) dalam operasional transportasi perusahaan. Aplikasi ini memfasilitasi komunikasi dan transparansi antara Driver, Penumpang, Supervisor, dan Admin (HR/Finance).
Instalasi sebagai Aplikasi Mobile (PWA)
Anda tidak perlu mengunduh aplikasi ini dari Play Store! Cukup buka aplikasi di browser HP Anda (Chrome/Safari), lalu tunggu beberapa saat hingga muncul notifikasi "Install this web app on your home screen". Tekan tombol Install, dan aplikasi ini akan muncul di layar utama HP Anda dengan ikon khusus dan berjalan layaknya aplikasi native tanpa frame browser.
Transport App is an integrated digital system designed to replace manual paper-based logging (logbooks & receipts) in corporate transport operations. It facilitates communication and transparency between Drivers, Passengers, Supervisors, and Admins (HR/Finance).
Installation as a Mobile App (PWA)
You don't need to download this app from the Play Store! Simply open the app in your mobile browser (Chrome/Safari), wait a moment for the "Install this web app on your home screen" prompt to appear. Press the Install button, and the app will appear on your home screen with a dedicated icon, running like a native app without a browser frame.
🚗 Panduan DriverDriver Guide
Dashboard utama Driver dirancang khusus untuk kenyamanan penggunaan di perangkat seluler (Handphone). Berikut adalah tahapan lengkap dalam satu hari kerja (Shift):
Memulai Shift
Saat tiba di tempat kerja, tekan tombol besar Start Shift di tab Home. Sistem akan meminta akses Lokasi/GPS untuk memvalidasi posisi Anda.
Input Perjalanan
Pilih Tujuan dan Penumpang menggunakan kolom pencarian canggih. Masukkan KM Awal (Kilometer Speedometer saat ini), lalu klik Start Trip.
Selesaikan Perjalanan
Setiba di tujuan, buka tab History. Klik tombol kuning ✏️ Edit Trip pada perjalanan terakhir, dan masukkan KM Akhir. Data akan tersimpan.
Input Biaya (Expenses)
Jika Anda mengeluarkan uang untuk Bensin (Gasoline) atau Tol, klik tombol panah ▼ pada perjalanan tersebut, isi nominalnya, dan **wajib melampirkan foto struk/bon**.
Penting Terkait Lembur (Overtime)
Perhitungan lembur Anda didasarkan pada waktu Anda menekan End Shift (Clock Out) di penghujung hari. Jangan lupa menekan End Shift setelah seluruh tugas selesai agar sistem dapat menghitung nilai konversi lembur secara otomatis.
The main Driver dashboard is specifically designed for mobile device convenience. Here are the complete steps for a workday (Shift):
Starting a Shift
Upon arriving at work, press the large Start Shift button on the Home tab. The system will request GPS access to validate your location.
Inputting a Trip
Select Destination and Passenger using the search fields. Enter the Start KM (current speedometer), then click Start Trip.
Completing a Trip
Upon arrival, open the History tab. Click the yellow ✏️ Edit Trip button on the latest trip, and enter the End KM.
Inputting Expenses
If you spent money on Gas or Tolls, click the ▼ arrow on the trip card, enter the amount, and **you must upload a photo of the receipt**.
Important Note on Overtime
Your overtime calculation is based on the exact time you press End Shift (Clock Out) at the end of the day. Do not forget to clock out so the system can calculate your overtime conversion automatically.
👤 Panduan PenumpangPassenger Guide
Sebagai Penumpang, peran Anda adalah memastikan perjalanan yang dicatat oleh Driver valid dan benar adanya.
- Pending Trips: Daftar perjalanan yang baru saja Anda selesaikan. Klik Approve Trip untuk mengkonfirmasi bahwa Anda memang diantar oleh Driver tersebut ke lokasi yang tercantum.
- Penilaian (Rating): Anda bisa memberikan rating kepuasan layanan (Bintang 1 hingga 5).
- Trip History: Tab untuk melihat rekam jejak perjalanan Anda sebelumnya yang sudah disetujui.
As a Passenger, your role is to validate the trips recorded by the Driver.
- Pending Trips: A list of trips you recently completed. Click Approve Trip to confirm you were indeed driven by that Driver to the listed location.
- Rating: You can provide a service satisfaction rating (1 to 5 stars).
- Trip History: A tab to view the historical record of your previously approved trips.
👔 Panduan SupervisorSupervisor Guide
Akun Supervisor tergabung di dalam Dashboard Passenger. Jika Admin menunjuk Anda sebagai Supervisor untuk seorang/beberapa Driver, Anda akan otomatis melihat 2 tab baru:
Tab Driver OT (Overtime)
Menampilkan rekaman jam lembur harian Driver. Anda harus me-review apakah lembur tersebut beralasan (misalnya mengantar tamu hingga malam).
- Gunakan tombol biru Trips untuk melihat rincian ke mana Driver pergi pada tanggal tersebut.
- Jika sesuai, klik tombol hijau Approve.
- Anda juga dapat menyisipkan pesan/alasan di form Supervisor Note yang muncul sebelum menyetujui.
Tab Driver Exp (Expenses)
Menampilkan seluruh bon dan pengeluaran Driver Anda. Supervisor **tidak bertugas menyetujui biaya** (itu tugas Admin), tetapi Supervisor berhak memberikan Note (Catatan Kuning) pada pengeluaran yang janggal agar dibaca oleh Admin/Finance.
Supervisor access is integrated within the Passenger Dashboard. If an Admin assigns you as a Supervisor for one or more Drivers, you will automatically see 2 new tabs:
Driver OT (Overtime) Tab
Displays the daily overtime records of the Driver. You must review if the overtime was justified (e.g., driving guests late at night).
- Use the blue Trips button to see the details of where the Driver went on that specific date.
- If appropriate, click the green Approve button.
- You can also insert a message/reason in the Supervisor Note form that appears before approving.
Driver Exp (Expenses) Tab
Displays all receipts and expenses of your Driver. Supervisors **do not approve expenses** (that is the Admin's job), but Supervisors can add a Note (Yellow Alert) to irregular expenses so the Admin/Finance team can read them.
⚙️ Panduan Admin / HR / FinanceAdmin / HR / Finance Guide
Admin memiliki akses penuh via Desktop/Laptop. Panel navigasi berada di sebelah kiri layar.
1. Master Data
Tempat Anda mendaftarkan Entitas baru:
- Destinations: Masukkan nama-nama lokasi (kantor cabang, mall, hotel) agar mudah dipilih driver.
- Cars: Daftarkan Plat Nomor dan Nama Mobil.
- Users: Daftarkan akun Driver atau Passenger. Khusus untuk Driver, isi kolom Supervisor dengan nama lengkap penumpang yang menjadi atasannya (Ejaan harus persis sama).
2. Report & Approval Keuangan
Halaman ini menampilkan tabel data pergerakan, absensi, dan klaim biaya per bulan.
- Tabel menampilkan total BBM (Liters) dan nominal uang. Angka berwarna Biru berarti belum disetujui (Pending), angka berwarna Hijau berarti sudah disetujui.
- Klik pada angka biru tersebut untuk membuka Jendela Verifikasi Bon (Popup).
- Di dalam Popup, sistem akan memuat Foto Struk/Bon yang di-upload driver.
- Jika foto struk menunjukkan Rp 100.000 tapi driver mengetik Rp 150.000, Anda bisa langsung mengganti angka tersebut di form yang tersedia dan menyimpannya (Edit).
- Jika semua sudah sesuai, klik tombol Approve Expense. Statusnya akan berubah hijau permanen di database.
3. Attendance Report
Berisi rangkuman jam kerja, absensi, dan total konversi lembur harian setiap driver dalam periode yang Anda pilih. Tabel ini sangat cocok untuk bahan perhitungan Payroll (Gaji) akhir bulan.
Admins have full access via Desktop/Laptop. The navigation panel is on the left side of the screen.
1. Master Data
Where you register new entities:
- Destinations: Enter location names (branch offices, malls, hotels) for easy driver selection.
- Cars: Register License Plates and Car Names.
- Users: Register Driver or Passenger accounts. For Drivers specifically, fill the Supervisor column with the full name of the passenger who acts as their manager (Spelling must be exact).
2. Report & Financial Approval
This page displays a tabular view of movements, attendance, and expense claims per month.
- The table shows total Fuel (Liters) and monetary amounts. Blue numbers mean pending approval, Green numbers mean approved.
- Click on the blue numbers to open the Receipt Verification Window (Popup).
- Inside the Popup, the system will load the Receipt Photo uploaded by the driver.
- If the receipt photo shows Rp 100,000 but the driver typed Rp 150,000, you can directly change the amount in the provided form and save it (Edit).
- If everything is correct, click the Approve Expense button. The status will permanently change to green in the database.
3. Attendance Report
Contains a summary of working hours, attendance, and total daily overtime conversions for each driver in your selected period. This table is highly suitable for end-of-month Payroll calculations.
🔧 Pengaturan Akun & ProfilAccount & Profile Settings
Setiap pengguna (Driver maupun Passenger) memiliki menu Settings (Pengaturan) untuk mempersonalisasi akunnya.
- Foto Profil: Klik lingkaran inisial nama Anda di bagian paling atas Settings untuk mengunggah foto profil dari galeri HP Anda.
- Bahasa (Language): Ganti antarmuka sistem menjadi Bahasa Indonesia atau English kapan saja.
- Tema (Theme): Transport App mendukung Dark Mode (Mode Gelap) yang elegan dan menghemat baterai HP Anda! Klik menu Tema untuk mengubahnya.
- WhatsApp: Pastikan nomor WhatsApp Anda tersimpan dengan benar (gunakan format awalan 62 atau kode negara Anda).
- Password: Ubah kata sandi secara berkala untuk menjaga keamanan data perjalanan Anda.
Every user (Driver and Passenger) has a Settings menu to personalize their account.
- Profile Picture: Click the initial circle at the very top of Settings to upload a profile picture from your phone gallery.
- Language: Switch the system interface to Indonesian or English at any time.
- Theme: Transport App supports an elegant Dark Mode that saves your phone battery! Click the Theme menu to toggle it.
- WhatsApp: Make sure your WhatsApp number is saved correctly (use the 62 prefix or your country code).
- Password: Change your password periodically to maintain the security of your travel data.